Planificación de contingencias: qué es, ejemplos y cómo hacerlo

Hoy en día, las empresas se enfrentan a muchos riesgos y desafíos que pueden perturbar sus operaciones, dañar su reputación o incluso amenazar su supervivencia. Estos riesgos pueden ser internos, como fallos en los equipos, rotación de empleados o ciberataques, o externos, como catástrofes naturales, pandemias o fluctuaciones del mercado. Para hacer frente a estos riesgos y minimizar su impacto negativo, las empresas necesitan tener un plan de contingencia.

En este artículo explicaremos qué es un plan de contingencia, quién lo prepara, cuáles son sus beneficios, cuáles son las etapas de un plan de contingencia, qué debe tener un plan de contingencia, cómo preparar un plan de contingencia paso a paso y cuáles son algunos errores comunes que hay que evitar al crear un plan de contingencia.

¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es una estrategia proactiva y preventiva que una empresa desarrolla para hacer frente a posibles amenazas o emergencias que puedan afectar a su funcionamiento normal. Identifica los posibles riesgos a los que se enfrenta una empresa, evalúa su probabilidad e impacto y define las acciones y recursos que la empresa utilizará para responder a ellos.

Este plan concreto no es una solución única. Debe adaptarse a las necesidades y características específicas de cada empresa, teniendo en cuenta su tamaño, sector, ubicación, objetivos, cultura y partes interesadas. Por lo tanto, también debe ser flexible y adaptable a las circunstancias cambiantes y a la nueva información.

Además, un plan de contingencia no es un documento estático. Debe revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar su pertinencia y eficacia. Por lo tanto, también debe probarse y evaluarse periódicamente para identificar cualquier laguna o punto débil e introducir las mejoras necesarias.

¿Quién prepara un plan de contingencia?

Un plan de contingencia suele ser elaborado por un equipo de personas con autoridad y experiencia para tomar decisiones y aplicar medidas en caso de emergencia. El equipo puede incluir altos directivos, jefes de departamento, gestores de riesgos, gestores de proyectos, especialistas en TI, personal de seguridad, asesores jurídicos, responsables de comunicación e incluso consultores externos.

El grupo debe tener un líder claro que se encargue de coordinar y saber delegar funciones y responsabilidades, comunicarse con las partes interesadas, supervisar los avances y garantizar la calidad del plan de contingencia. Además, este director también debe ser capaz de activar el plan de contingencia cuando sea necesario y supervisar su ejecución.

Beneficios

Con la previsión y preparación de múltiples escenarios, las empresas pueden obtener muchas ventajas, como las siguientes:

1. Reducir la ansiedad y la incertidumbre

Gracias a la planificación de contingencias, la empresa puede reducir el miedo a lo desconocido y el estrés de enfrentarse a situaciones inesperadas. También ayuda a la empresa a establecer objetivos, prioridades y acciones claras para cada escenario, lo que puede proporcionar una sensación de dirección y control.

2. Mejorar la resistencia y la preparación

Este proyecto permite a la empresa desarrollar y probar diversas estrategias y soluciones para distintas situaciones. De este modo, la empresa puede mejorar su capacidad para adaptarse y responder a circunstancias cambiantes y superar retos y dificultades. La planificación de contingencias también ayuda a la empresa a crear y mantener una sólida red de apoyo y recursos, como sistemas de reserva, proveedores alternativos o incluso fondos de emergencia que puedan movilizarse rápida y eficazmente cuando sea necesario.

3. Minimizar las interrupciones y el tiempo de inactividad

Este plan de mitigación de riesgos asegura la continuidad y calidad de las operaciones y servicios de la organización en caso de crisis o interrupción. Como ya se ha dicho, ayuda a la empresa a prevenir los efectos adversos de situaciones inesperadas, como la pérdida de datos, la avería de equipos, el corte del suministro eléctrico o incluso una catástrofe natural, sobre su rendimiento, sus ingresos y la fidelidad de sus clientes. Gracias a ella, las empresas se recuperarán y reanudarán sus actividades normales lo antes posible tras una interrupción.

4. Protección de activos y recursos

Naturalmente, las empresas podrán salvaguardar sus valiosos activos y recursos de daños o pérdidas debidos a sucesos inesperados. Estos activos y recursos pueden incluir:

• Activos físicos: edificios, maquinaria, inventario...
• Activos financieros: tesorería, ingresos...
• Activos humanos: empleados, clientes....
• Activos inmateriales: marca, reputación, propiedad intelectual...

5. Preservar la reputación y la imagen

Preparar una respuesta de emergencia respalda completamente a las empresas para mantener su reputación e imagen ante sus clientes, proveedores, socios y partes interesadas. Ser proactivo y estar preparado para afrontar situaciones inesperadas puede ayudar a la empresa a demostrar su profesionalidad, fiabilidad, responsabilidad y credibilidad. La planificación de contingencias también facilita la comunicación eficaz con las partes interesadas durante una crisis o interrupción, proporcionando información y actualizaciones oportunas, precisas y transparentes.

¿Cuáles son las etapas de un plan de contingencia?

Un plan de contingencia puede dividirse en cuatro etapas principales en función de los riesgos potenciales:

1. Identificación

Esta etapa consiste en identificar la responsabilidad potencial que puede afectar a las operaciones u objetivos de la empresa. Este tipo de riesgos pueden ser internos o externos, cualitativos o cuantitativos, previsibles o imprevisibles.

2. Evaluación

Esta fase abarca la evaluación de la probabilidad y el impacto de cada peligro en las empresas.

3. Respuesta

Este paso abarca la definición de las acciones y recursos que la empresa utilizará para prevenir, mitigar o recuperarse de cada riesgo. Así, cada acción debe tener un propietario, un calendario y un presupuesto claros. Por otra parte, cada recurso debe tener una fuente, disponibilidad y ubicación claras.

4. Supervisión

Esta etapa se refiere al seguimiento y la revisión del progreso y la eficacia del plan de contingencia. También implica actualizar y ajustar el plan según sea necesario, basándose en nueva información o comentarios. Además, implica probar y evaluar el plan periódicamente para garantizar su preparación y fiabilidad.

¿Qué debe tener un plan de contingencia?

1. Resumen ejecutivo

Se trata de un breve resumen de la finalidad, el alcance y los puntos principales del plan de contingencia. Debe incluir los objetivos, riesgos, acciones, recursos, funciones y responsabilidades del plan. Además, hay que destacar las principales ventajas y retos del plan.

2. Registro de riesgos

Se trata básicamente de una lista de todos los riesgos a los que se enfrentan las empresas, junto con su probabilidad, impacto, categoría y prioridad. Además, incorpora el propietario del riesgo, el estado y la fecha de identificación.

3. 3. Plan de acción

Es una descripción detallada de todas las acciones y recursos, como el presupuesto o el resultado esperado, que las empresas utilizarán para prevenir, mitigar o recuperarse de cada riesgo.

4. 4. Estrategia de comunicación

Esta propuesta consiste en cómo se ejecutará la comunicación con las partes interesadas internas y externas antes, durante y después de una emergencia. Puede incluir los objetivos de comunicación, los canales, los mensajes, la frecuencia, la audiencia y el protocolo.

5. Método de copia de seguridad

Se trata de un plan sobre cómo las empresas continuarán sus operaciones y servicios en caso de interrupción o fallo grave, como ubicaciones de reserva, equipos, datos, procedimientos...

6. Programa de evaluación

Evalúa cómo las empresas medirán y mejorarán el rendimiento y la calidad del plan de contingencia, incluidos los objetivos, criterios, métodos, herramientas e indicadores de evaluación.

¿Cómo se prepara un plan de contingencia? Paso a paso

A continuación se indican los pasos clave que pueden ayudar a preparar un plan de contingencia:

1. Identificar los riesgos y escenarios potenciales efectivos

Las empresas deben priorizar los riesgos y escenarios más probables e impactantes en función de su probabilidad y gravedad.

2. Analizar el impacto de cada riesgo y escenario

Las organizaciones deben evaluar cómo cada riesgo y escenario podría afectar a su capacidad para suministrar sus productos o servicios, cumplir sus obligaciones, mantener su reputación y alcanzar sus objetivos. También deben asegurarse de identificar las funciones y activos críticos que son esenciales para la supervivencia y recuperación de su organización.

3. Desarrollar estrategias alternativas

Las empresas deben diseñar estrategias y acciones que les ayuden a prevenir y responder a cada posibilidad. Para ello, deben tener en cuenta los costes, los beneficios y la eficacia de cada estrategia y acción.

4. Documente su plan de contingencia

Las empresas deben documentar minuciosamente su plan de contingencia de forma clara y concisa, cubriendo todos los detalles relevantes, como las estrategias, acciones o protocolos.

Una de las herramientas que puede ayudar por completo a las empresas a preparar un plan de contingencia es Uphint. Un software que transforma cualquier proceso que los usuarios ejecuten en su ordenador en guías paso a paso.

Uphint documenta procesos de forma fácil y rápida capturando pantallas y grabando las pulsaciones de teclas a medida que el usuario las realiza. Es más, las personas pueden personalizar fácilmente sus guías visuales una vez creadas, añadiendo círculos en la imagen, escribiendo pasos adicionales o difuminando información confidencial. Además, podrán compartir sus guías con otras personas a través de enlaces, PDF, HTML o incluso incrustarlas en sus herramientas corporativas. Las empresas podrán utilizar sus guías para formación, resolución de problemas, cumplimiento de normativas, copias de seguridad, recuperación, etc.

No olvide consultar nuestra plantilla paso a paso y nuestra plantilla de manual de usuario.

5. Pruebas y actualizaciones periódicas

Las empresas deben poner a prueba periódicamente su plan de mitigación de riesgos para comprobar su validez. Deben realizarse simulaciones o simulacros para practicar las estrategias y acciones corporativas en diferentes escenarios. También es esencial vigilar el entorno interno y externo para detectar cualquier cambio que pueda afectar a las acciones de la empresa. Por último, el plan debe actualizarse con el plan de contingencia correspondiente para reflejar la situación y las necesidades actuales.

Errores a evitar

A la hora de preparar un plan de contingencia, hay algunos errores comunes que las empresas deben evitar. Algunos de ellos son los siguientes:

1. Implicar a los recursos humanos equivocados

Este plan de respaldo debe ser desarrollado por un equipo que incluya representantes de diferentes departamentos, funciones y niveles de la organización. De este modo, las instituciones pueden asegurarse de que el plan cubre todos los posibles escenarios, riesgos e impactos que puedan afectarles.

2. No identificar todos los riesgos potenciales

Nadie puede planificar algo de lo que no es consciente. Por ello, las empresas deben realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos que abarque todos sus aspectos, como los riesgos financieros, operativos, jurídicos, de reputación y estratégicos. Posteriormente, deben tener en cuenta la probabilidad y gravedad de cada riesgo, así como las interdependencias y efectos en cascada entre ellos.

3. Desagregación de los riesgos más críticos

Naturalmente, es imposible planificar todo a la vez. Por lo tanto, las empresas deben priorizar los peligros más críticos que pueden afectar significativamente a sus objetivos y resultados. En definitiva, deben asignar sus recursos y esfuerzos en consecuencia, centrándose en las acciones más urgentes e importantes que puedan reducir o mitigar esos riesgos.

4. Centrarse únicamente en los sistemas informáticos

Aunque la protección de la infraestructura informática es crucial, confiar únicamente en los aspectos tecnológicos de la planificación de contingencias puede ser un error. Pasar por alto otras áreas críticas como las interrupciones de la cadena de suministro, la disponibilidad de la mano de obra o las contingencias financieras puede conducir a la vulnerabilidad.

5. No disponer de una estrategia de aplicación clara

La planificación de contingencias no consiste sólo en tener un plan, sino también en disponer de una estrategia para ejecutarlo. Sin una estrategia de ejecución clara, estos planes de mitigación de riesgos pueden fracasar en la consecución de los resultados previstos o incluso causar más perjuicios que beneficios. Una estrategia de ejecución adecuada debe incluir funciones y responsabilidades claras, pasos de acción, plazos, presupuestos, canales de comunicación, indicadores de rendimiento y mecanismos de retroalimentación. Para evitar este error, las empresas deben desarrollar una estrategia de aplicación detallada para cada plan B y asignar responsabilidades y autoridad a las personas pertinentes.

6. Pruebas y formación insuficientes

No poner a prueba y formar a los empleados sobre el plan de contingencia puede hacerlo ineficaz cuando más se necesita. Sin ejercicios y simulacros periódicos, los empleados pueden carecer de las habilidades necesarias y de familiaridad con los procedimientos, lo que puede provocar confusión y retrasos durante una crisis real. Deben realizarse simulacros frecuentes, así como fomentar la retroalimentación y ofrecer sesiones de formación para garantizar que los empleados comprenden sus funciones y responsabilidades dentro del plan.

Más información en: Manual de incorporación y formación de empleados.

Conclusión

En resumen, un plan de contingencia es una herramienta vital para cualquier empresa que quiera sobrevivir y prosperar en un mundo incierto y dinámico. Ayuda a las empresas a anticiparse, prepararse y responder a cualquier amenaza o perturbación potencial que pueda afectar a sus operaciones, objetivos o reputación. Algunos de los elementos esenciales que se incluyen en este plan especial son: objetivos, alcance, funciones, responsabilidades, recursos, procedimientos, canales de comunicación, sistemas de copia de seguridad y estrategias de recuperación. Ayudará a las empresas a protegerse de cualquier imprevisto y a recuperarse rápidamente y sin problemas. En última instancia, también puede proporcionarles una ventaja competitiva y mejorar su reputación como organización resistente y proactiva.

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