Gana Energía alcanza una reducción del 83% comparado con el tiempo que dedicaban a crear guías internas

Gana Energía es una comercializadora cuyo objetivo siempre ha sido muy claro respecto a sus clientes: resolverles todo rápido y a la primera.

Para lograr esto se necesita tener un equipo de Atención al Cliente cercano, eficiente y cuyos procesos internos estén muy optimizados.

Como parte de ese crecimiento, el equipo de Formación empezó a notar una carga silenciosa pero importante: la documentación. Crear, actualizar y compartir procesos se estaba volviendo un obstáculo para escalar, especialmente cuando se modificaban sustancialmente los procedimientos o había que formar a nuevos coordinadores.

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El reto: documentación manual y tiempo perdido

Marta y Bárbara, miembros del equipo de Formación en Gana Energía, llegaron a dedicar hasta la mitad de su jornada exclusivamente a crear documentación. Y no hablamos de procesos complejos:

“Había guías que nos llevaban entre 30 minutos y hora y media, aunque fueran muy simples”, comentan.

Además:

🚧 Aunque ya existía un Sites con documentación sobre procedimientos y operativas surgía la necesidad de actualizarlo de una manera más ágil y visual.

📚 El onboarding de nuevos coordinadores era lento, porque requería muchas explicaciones individuales.

❓ Los procesos sufrieron un cambio sustancial y dependían de que alguien tuviera tiempo de reescribirlos.

Fue en ese contexto cuando encontraron Uphint.

La solución: Automatizar la documentación, ahorrar tiempo real

Desde el primer uso, Uphint les permitió transformar cualquier proceso en una guía paso a paso de forma automática. Ya no tienen que escribir ni hacer capturas de pantalla manualmente: simplemente hacen el proceso una vez, y Uphint lo convierte en un tutorial visual editable en segundos.

“Ahora lo que antes nos llevaba 30 minutos, lo tenemos en 5. Incluyendo la edición”

Eso implica una reducción del 83% en el tiempo que dedicaban a crear guías internas.

Además, esas guías ya no se quedan obsoletas: si hay que actualizar algo, ajustan el proceso ya creado y en dos clics tienen una versión nueva.

Caso de Uso: Formación para Atención al Cliente

El equipo de Atención al Cliente ha sido uno de los grandes beneficiados:

📌 Ahora forman a los nuevos coordinadores de manera más rápida y autónoma.

📌 Cualquier cambio en las operativas y procedimientos, por grande que sea, ahora se puede documentar de una manera mucho más dinámica.

📌 La comunicación entre equipos es más ágil, porque todos trabajan con los mismos procedimientos.

“Antes, cualquier novedad en la operativa significaba un mensaje o una llamada. Ahora, simplemente compartimos un tutorial y listo”, cuenta Marta.

“Nos ha dado una autonomía y eficiencia brutales, tanto a nosotras como al equipo”, añade Bárbara.

Los resultados: Más eficiencia, menos interrupciones

Desde que comenzaron a usar Uphint, Gana Energía ha conseguido:

✅ Ahorrar hasta un 83% del tiempo en la creación de guías.

✅ Liberar varias horas al día que antes se dedicaban sólo a documentar.

✅ Mejorar el onboarding de nuevos coordinadores que ahora son más autónomos desde el primer día.

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