Qué es la documentación interna: créala automáticamente
Hoy en día, documentar los procesos es crucial para las operaciones. Esto se debe al hecho de que garantiza que todo el mundo dentro de la organización está en la misma página, y que los flujos de trabajo y los procedimientos sean coherentes y eficientes. En particular, la documentación interna es una herramienta vital para la gestión y el intercambio de conocimientos dentro de una empresa, y puede utilizarse en múltiples campos como la formación, el cumplimiento y la gestión organizativa. Sin embargo, la creación de documentación interna puede llevar mucho tiempo y ser tediosa, sobre todo si se hace manualmente. Afortunadamente, hay formas de crear documentación interna automáticamente, ahorrando tiempo y mejorando la precisión. Este artículo se centra en la documentación interna, su definición, su importancia y los elementos clave que debe contener.
¿Qué es la documentación interna?
La documentación interna se refiere a cualquier material escrito o digital que se crea para uso exclusivo en una empresa. Incluye políticas y procedimientos, procedimientos operativos estándar, base de conocimientos, materiales de formación, flujos de trabajo, informes y análisis, documentación de proyectos, estructura organizativa y documentación de códigos. La documentación interna puede crearse con diversos fines, como la gestión del conocimiento, la atención al cliente, la administración financiera, el onboarding de empleados y la comunicación.
Tipos de documentación interna
La documentación interna incluye una amplia gama de materiales como memorandos, manuales, procedimientos, informes y directrices que ayudan a los empleados a comprender sus responsabilidades laborales, flujos de trabajo y procesos empresariales.
Existen varios tipos de documentación interna que las empresas pueden crear para mejorar sus operaciones.
1. Documentación del proceso
Estos documentos describen los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso o tarea concretos. Pueden facilitar la realización eficaz de las tareas proporcionando una orientación clara sobre los procedimientos correctos.
2. Documentación de RRHH
Estos expedientes están relacionados con la gestión de los recursos humanos, incluidas las políticas, los procedimientos y los formularios relativos a la contratación, las evaluaciones del rendimiento, las incorporaciones y las prestaciones de los empleados.
3. Documentación de calidad
Los manuales de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo se utilizan para definir las normas de calidad exigidas para un producto o servicio, contribuyendo a garantizar que dichas normas se cumplen de forma sistemática.
4. Documentación de conformidad
Las políticas, los procedimientos y los informes asociados al cumplimiento son fundamentales para garantizar que una organización cumple sus obligaciones legales, reglamentarias y sectoriales.
5. Documentación financiera
Las finanzas de la empresa se registran mediante políticas, procedimientos e informes que describen la gestión de las finanzas. Esta documentación financiera puede incluir informes de gastos, presupuestos y estados financieros.
6. Documentación de marketing
La documentación relativa al marketing pone de relieve los enfoques utilizados por una organización para promocionar sus productos o servicios. Puede incluir planes de marketing, informes de investigación de mercado y directrices de marca.
7. Documentación informática
Los sistemas tecnológicos y la infraestructura empleados por la organización se describen en estos materiales, que pueden contener diagramas de red, inventarios de hardware y software y políticas de seguridad.
8. Documentación del servicio de atención al cliente
En los procedimientos y políticas documentados relacionados con el servicio de atención al cliente se hace hincapié en los procesos para gestionar las quejas de los clientes, gestionar las consultas y prestar asistencia.
9. Documentación de la cadena de suministro
Los procedimientos y políticas documentados que rigen la administración de la cadena de suministro abarcan aspectos como los contratos con proveedores, las órdenes de compra y la gestión de inventarios.
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¿Por qué es importante? Y ¿cuáles son los beneficios que podemos obtener de ella?
La documentación empresarial es esencial por varias razones. En primer lugar, promueve la uniformidad y agiliza las operaciones. Cuando todas las personas de la empresa tienen acceso a la misma documentación, pueden seguir los mismos procedimientos, lo que reduce la probabilidad de errores y mejora la eficacia.
Por otro lado, la documentación interna facilita el cumplimiento. En otras palabras, crea un registro transparente de políticas y directrices, que puede utilizarse para demostrar la conformidad con los requisitos legales. Esto es especialmente importante en ámbitos como la sanidad y las finanzas, donde los requisitos de cumplimiento son estrictos.
Además, favorece la gestión organizativa porque permite comprender claramente las funciones, las responsabilidades y los procesos. Así, los registros internos mejoran la comunicación, la toma de decisiones y la planificación estratégica.
Por último, contribuye a la gestión del conocimiento. Proporciona un repositorio de información que puede utilizarse para formar a nuevos empleados, apoyar el aprendizaje continuo y garantizar que los conocimientos críticos no se pierdan cuando los empleados abandonan la organización.
¿Qué debe contener la documentación interna?
Estos informes corporativos pueden adoptar muchas formas, dependiendo de las necesidades de la organización. Sin embargo, hay varios tipos de documentación que son comunes en muchas organizaciones:
1. Políticas y procedimientos
Estos documentos describen las normas y reglamentos que deben cumplir los empleados. Orientan sobre cómo afrontar diversas situaciones, como la seguridad en el trabajo, la privacidad de los datos y las cuestiones éticas.
2. Procedimientos operativos estándar
Estos archivos proporcionan instrucciones paso a paso sobre cómo ejecutar tareas específicas. Ayudan a garantizar que los procesos sean coherentes y eficientes. Si quiere saber más sobre Tipos de PNT o Formación de PN T puede leer nuestros artículos Cómo redactar un procedimiento operativo estándar y PNT en la empresa.
3. Base de conocimientos
Se trata de un repositorio de información que los empleados pueden utilizar para responder a preguntas y resolver problemas. Puede incluir preguntas frecuentes, guías de solución de problemas y otros recursos.
4. Manuales de formación
Proporcionan información sobre cómo realizar las tareas del puesto, utilizar el software y el hardware, y seguir las políticas y los procedimientos. Los manuales de formación pueden incluir manuales, guías prácticas (puede leer cómo crear guías prácticas), vídeos y cursos en línea.
5. Flujos de trabajo
Estos procesos registrados muestran una representación visual de cómo se mueven las tareas a través de la organización. Además, pueden revelar ineficiencias y señalar áreas que requieren mejoras.
6. Informes y análisis
Estos archivos estipulan la información sobre el rendimiento de la organización. Pueden utilizarse para seguir los progresos, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.
7. Documentación del proyecto
Estos documentos aportan datos de proyectos concretos, como plazos, presupuestos y entregables. Ayudan a conseguir que los proyectos se entreguen a tiempo y respetando el presupuesto.
8. Estructura organizativa
Este recurso proporciona una visión general de la estructura organizativa, esbozando las funciones y responsabilidades de cada puesto. Sirve para garantizar que cada miembro de la organización comprende su papel y cómo contribuye a los objetivos de la empresa.
9. Documentación de códigos
Este resumen de los procedimientos de escritura y mantenimiento de código de software subraya la importancia de la documentación y la facilidad de modificación o actualización para garantizar un software eficiente y eficaz.
Creación automática de documentación interna
Crear documentación interna manualmente puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. No obstante, existen herramientas que pueden ayudar a automatizar el proceso de creación de documentación interna, como las siguientes.
1. Utilizar herramientas de documentación
Existen muchas plataformas de documentación que permiten crear, almacenar y compartir documentación, como Google Docs. Esta plataforma ofrece plantillas y opciones de formato que pueden facilitar la creación y organización de la documentación interna.
Además, existe una solución de software muy útil llamada Uphint que es capaz de convertir cualquier proceso que realices en tu ordenador en una plantilla de guía paso a paso. Así, cualquier cosa que pulse o incluso escriba se transformará en un tutorial específico que mejorará la comunicación interna e incluso externa de su empresa.
Además, utilizar Uphint es extremadamente sencillo y fácil. Sólo tienes que descargar la aplicación de extensión de Chrome a través de Google Store. Una vez que lo hayas hecho y la hayas añadido a tu navegador, tienes que hacer clic en ella y dejar que empiece la magia.
Podrá realizar cualquier proceso mientras el software realiza un seguimiento automático de sus acciones y genera el tutorial a medida que avanza. Una vez documentado el procedimiento con éxito, podrá editar y perfeccionar la guía según sus necesidades, incluyendo cualquier información adicional o incluso borrando y difuminando detalles confidenciales. Consulta las mejores herramientas de documentación de software.
En conclusión, gracias a herramientas digitales como Uphint, las empresas ahorrarán una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, al tiempo que se aseguran de que la documentación es precisa y está actualizada.
2. Utilizar la herramienta de automatización
Hay muchas herramientas de automatización disponibles que pueden ayudar a automatizar el proceso de creación de documentación interna. Por ejemplo, Zapier permite automatizar tareas repetitivas, como el envío de notificaciones por correo electrónico cuando se crea nueva documentación.
3. Utilizar chatbots
Los chatbots pueden utilizarse para crear materiales de formación interactivos y artículos de la base de conocimientos. Pueden ayudar a los empleados a encontrar la información que necesitan de forma rápida y sencilla.
Conclusión
Como se ha explicado, la documentación interna es crucial para cualquier parte de las operaciones organizativas. Gracias a ella, se mejora la coherencia, el cumplimiento, la gestión organizativa, las fases de gestión de proyectos y la gestión del conocimiento. Naturalmente, crear documentación interna manualmente puede ser una tarea desalentadora. Afortunadamente, como ya se ha mencionado, existen formas de automatizar este proceso. Utilizando plataformas de documentación, herramientas de automatización, chatbots y softwares generadores de documentos como Uphint, puede simplificar el procedimiento de creación de documentación interna y mejorar la precisión. Con las herramientas y estrategias adecuadas, puede crear de forma productiva documentación interna que respalde las metas y objetivos de su organización.
A continuación encontrará ejemplos de documentación de usuario y pasos del proceso de revisión de documentos que pueden ser de su interés.